Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası 1. BÖLÜM: 1-GİRİŞ 1.1. Giriş Kişisel verilerin korunması, Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (Bundan böyle kısaca “Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi” , “Hastane” olarak anılacaktır.) açısından büyük önem arz etmekte olup, Hastanenin öncelikleri arasında yer almaktadır. Bu kapsamda Hastane bünyesinde çalışmak için iş başvurusunda bulunan çalışan adaylarının, Hastane bünyesinde sigortalı olarak çalışan kişilerin ve yakınlarının, hasta ve hasta yakınlarının, Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’nin ticari ilişki içerisinde olduğu kişilerin, ticari ilişki içinde olduğu kurum ve kuruluş yetkililerinin ve Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’nin bir şekilde kişisel verisini işlediği üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunmasına T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer sair ilgili mevzuat gereğince azami hassasiyet gösterilmektedir. 1.2. Politikanın Amacı Bu Politika’nın temel amacı, Hastane tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmak, bu kapsamda çalışan adaylarımız, çalışanlarımız ve yakınları, hasta ve hasta yakınları, Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’nin ticari ilişki içerisinde olan kişiler, ticari ilişki içerisinde olduğu kurum ve kuruluş çalışanları ile yetkilileri, ziyaretçiler ve üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri Hastane tarafından işlenen kişileri bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamaktır. 1.3. Kapsam İşbu Politika; Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi bünyesinde çalışmak için iş başvurusunda bulunan çalışan adaylarının, Hastane bünyesinde sigortalı olarak çalışan kişilerin, çalışan yakınlarının, hasta ve hasta yakınlarının, Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’nin ticari ilişki içerisinde bulunduğu kişilerin, ticari ilişki içerisinde olduğu kurum ve kuruluş çalışanlarının, yetkililerinin ve ziyaretçilerin Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’nin bir şekilde kişisel verisini işlediği üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. 1.4. Politikanın Yürürlüğü İşbu Politika Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından düzenlenerek hastane müdürü kararıyla yürürlüğe girmiştir. Politika, resmi internet sitesinde yayımlanmakta ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulmaktadır. 1.5. Kısaltmalar ve Tanımlar Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi. Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi. Çalışan : Kişisel Verileri Koruma Kurumu personeli. Çalışan Adayı: Hastane bünyesinde çalışmayan ancak çalışan adayı statüsünde olan gerçek kişiler Veri Sahibi : Verileri işlenen gerçek kişiler EBYS : Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik Ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar. Elektronik Olmayan Ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar. Hizmet Sağlayıcı : Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi. İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. İlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler. İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi. Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu. Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam. Kişisel Veri : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi. Kişisel Veri İşleme Envanteri : Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter. Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem. Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulu Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri. Periyodik İmha : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi. Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi. Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi. Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi. Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi : Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi. VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. 2. BÖLÜM – 2: KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNE İLİŞKİN HUSUSLAR 2.1. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVK Kanunu) 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. 2.1.1. Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak, Hukuka Aykırı Erişilmesini Önlemek Adına Alınan Teknik ve İdari Tedbirler Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesini sağlamak, tedbirsizlikle veya yetkisiz olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerdeki tüm hukuka aykırı erişimi önlemek ve güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek adına, teknolojik imkanlar, KVK Kurulu’nun yayınladığı rehberler ile güncel uygulama ve geliştirmeler çerçevesinde gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Veri Sorumlusu, kişisel verilerin kendi adına başka bir gerçek veya tüzel kişi tarafından işlenmesi halinde kişisel ise verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ile muhafazasını sağlamak amacıyla tedbirlerin alınması hususunda gerçek veya tüzel kişilerle müştereken sorumludur. Veri Sorumlusu sıfatıyla bu müşterek sorumluluk gereği Veri İşleyen ile aşağıda sayılı idari tedbirlerden biri olan Kişisel Verilerin Aktarılmasına İlişkin Çerçeve Sözleşme”nin imzalanması zorunludur. Bu kapsamda alınan teknik tedbirler şu şekildedir; . Kişisel ve özel nitelikli kişisel veri yetki matrisi tutulmakta, . Kişisel verilerin tutulduğu fiziki ve dijital ortamlara erişim-değişim-silme-vb. işlemler için yetki kontrol oluşturulmakta, . Bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmakta, . Saklama ve imha politikasına uygun imha süreçleri tanımlanmakta ve uygulanmakta, . Bilgi sistemleri güncel halde tutulmakta, . Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmakta, . Kişisel veri içeren bilgi teknoloji sistemlerinin internet üzerinden gelen izinsiz erişim tehditlerine karşı korunması için güvenlik duvarı ve ağ geçidi tedbiri alınmakta . Log kayıtları tutulmakta, . Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan yedekleme programları ve cihazları kullanılmakta, . Veri kaybı önleme yazılımı kullanılmakta ve veri aktarım logları tutulmaktadır. . Verilerin e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya kayıtlı elektronik posta (kep) hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. . Taşınabilir bellek, cd, dvd gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtarın farklı ortamda tutulmaktadır. Bu kapsamda alınan idari tedbirler şu şekildedir; . Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır. . Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi’nin kişisel verilerle olan ilişkisinin düzenlenmesi amacıyla Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin protokol hazırlanmış ve Hastane’nin resmi internet sitesinde yayımlanmaktadır. . Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Politikası hazırlanmış ve Hastane’nin resmi internet sitesinde yayınlanmaktadır. . Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır. . Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi hakkında eğitimler verilmektedir. . Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmaktadır. . Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir. . Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır. . Kişisel verilerin saklanma, yok edilmesi ve imha konularında ekte bulunan Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi Kişisel Verileri Saklama, Yok Etme ve İmha Politikası hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır. . Kurum tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır. . Şirket içinde kamera görüntü alımı ve depolamasına ilişkin Kamera ile İzleme ve Görüntü Depolama Politikası hazırlanmıştır . Veri Sorumlusu sıfatıyla müşterek sorumluluk gereği diğer “Veri Sorumluları ve Veri İşleyen ile Kişisel Verilerin Aktarılmasına İlişkin Çerçeve Protokol” imzalanmaktadır. . Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmakta ve yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir. . Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır. . Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır. . Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir. . Kağıt ortamıyla aktarılan kişisel veriler bakımından evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir. . Özel nitelikli kişisel veriler, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler" ile ilgili Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 31/01/2018 Tarihli ve 2018/10 Sayılı Kararı’na riayet edilerek işlenmektedir. 2.1.2. Kişisel Verilerin Korunması Hususunda Alınan Tedbirlerin Denetimi Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak, kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Bu denetim sonuçları Hastane’nin iç işleyişi kapsamında konu ile ilgili yöneticilere ve departmanlara raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir. 2.1.3. Kişisel Verilerin Yetkisiz Şekilde İfşa Edilmesi Halinde Alınacak Tedbirler Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, KVK Kanunu’nun 12. maddesine uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirilmesini sağlayan Hastane içi mekanizmayı yürütmektedir. KVK Kurulu tarafından gerek görülmesi halinde, bu durum, KVK Kurulu’nun internet sitesinde veya başka bir yöntemle ilan edilebilecektir. 2.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması KVK Kanunu ile bazı tipteki kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesi halinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle özel önem atfedilmiştir. Söz konusu veri tipleri KVK Kanunu’nun 6. maddesinde belirtildiği üzere; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir. Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve yukarıda gösterilen kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesine ve korunmasına hassasiyet gösterilmektedir. Bu kapsamda, Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından, kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirlerin tamamı, özel nitelikli kişisel veriler bakımından da özenle uygulanmakta ve Hastane bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır. Özel Nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 3.4. (“Özel Nitelikli Verilerin İşlenmesi”) bölümünde yer verilmiştir. 2.3. Hastane Birimlerinin Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Konularında Farkındalıklarının Artırılması ve Denetimi Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesi, Hastane’nin kişisel verilerin korunmasında almış olduğu idari tedbirlerden biridir. Bu kapsamda Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’nin iş birimlerinin mevcut çalışanlarının ve iş birimi bünyesine yeni dahil olmuş çalışanların kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için ihtiyaç duyulması halinde profesyonel kişiler ile çalışılmaktadır. Bununla birlikte Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, kişisel verilerin korunması mevzuatının güncellenmesine ve KVK Kurulu tarafından alınan ilke kararlarına paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir. 3. BÖLÜM – 3: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR 3.1. Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi 3.1.1. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun İşleme Hastane; kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, kişisel verilerin işlenmesinde orantılılık, ölçülülük ve sınırlılık gerekliliklerini dikkate almakta, kişisel verileri amacın gerektirdiği dışında ve amaçla bağlantılı olmayacak şekilde kullanmamaktadır. 3.1.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi; kişisel veri sahiplerinin temel haklarını ve kendi meşru menfaatlerini dikkate alarak işlediği kişisel verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamaktadır. Bu doğrultuda gerekli tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda, Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından kişisel verileri işlenen kişisel veri sahipleri; kişisel verilerini düzeltme ve doğruluğunu teyit etmeleri amacıyla diledikleri zaman Hastane’ye başvurabilmektedirler. Alınan başvurular, konuyla ilgili yetkili birimleri tarafından değerlendirilmekte ve talebin yerinde olması halinde gerekli düzeltme ve doğrulamalar sağlanmaktadır. 3.1.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, meşru ve hukuka uygun olan kişisel veri işleme amacını açık ve kesin olarak belirlemektedir. Hastane bu kapsamda, kişisel verileri sadece yürütmekte olduğu ticari ve işletmesel faaliyetler ile bağlantılı ve bunlar için gerekli olacak kadarını işlemektedir. 3.1.4. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma Hastane, kişisel verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli bir biçimde işlemekte ve amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Bu kapsamda, sonradan ortaya çıkması muhtemel ihtiyaçların karşılanmasına yönelik kişisel veri işleme faaliyetleri yürütülmemektedir. 3.1.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta belirtildiği veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Buna ilişkin olarak Hastane, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklamaktadır. Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler, Hastane tarafından belirlenen “Kişisel Verileri Saklama, Yok Etme ve İmha Politikası” doğrultusunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. 3.2. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, KVK Kanunu’nun 10. maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak, kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda Hastane, kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmekte ve aydınlatmaktadır. Hastane tarafından kişisel verileri işlenen kişi gruplarına göre ayrı ayrı hazırlanan aydınlatma metinlerine www.ekoldis.com adresinden ulaşılabilmektedir. 3.3. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi haricinde kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde, işbu Politika’nın 3.4. başlığı (“Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi”) içerisinde yer alan şartlar uygulanacaktır. i. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır. Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir ii. Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir. iii. Fiili İmkansızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. iv. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir. v. Hastane’nin Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi Hastane’nin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. vi. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir. vii. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Veri İşlemenin Zorunlu Olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. viii. Hastanemizin Meşru Menfaati için Veri İşlemenin Zorunlu Olması Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Hastane’nin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir. 3.4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları Hastane tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu’nda, ikincil düzenlemelerde ve bağlayıcı nitelikteki KVK Kurulu kararlarında öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır. KVK Kanunu’na uygun bir biçimde Hastane tarafından; özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda işlenmektedir: • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise; - Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde, - Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmektedir. 4. BÖLÜM – 4: KİŞİ GRUPLARI, KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU VE İŞLENME AMAÇLARI 4.1. Veri Sahipleri Kişi Grupları Politika kapsamındaki veri sahipleri, Hastane tarafından kişisel verileri işlenen, tüm gerçek kişilerdir. Genel olarak veri sahipleri aşağıdaki şekilde sıralanabilir; . Hasta . Hasta Yakını . Çalışan . Çalışan Yakını . Çalışan Adayı . Tedarikçi . Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı . Potansiyel Hasta . Ziyaretçiler 4.2. Kişisel Verilerin Kategorizasyonu Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi bünyesinde; Hastane’nin meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin 4. maddede belirtilen ilkeler olmak üzere KVK Kanunu’nda belirtilen genel ilkelere ve KVK Kanunu’nda düzenlenen bütün yükümlülüklere uyularak ve işbu Politika kapsamındaki süjelerle sınırlı olarak aşağıda belirtilen kategorilerdeki kişisel veriler, KVK Kanunu’nun 10. maddesi uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilmek suretiyle işlenmektedir. • Kimlik bilgisi: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, uyruk bilgisi, anne adı-baba adı, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet gibi bilgileri içeren ehliyet, nüfus cüzdanı ve pasaport gibi belgeler ile vergi numarası, SGK numarası, imza bilgisi, taşıt plakası v.b. veriler. • İletişim bilgisi: Telefon numarası, adres, e-mail adresi, faks numarası gibi bilgiler • Özlük bilgileri: Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi ile çalışma ilişkisi içerisinde olan gerçek kişilerin özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgilerin elde edilmesine yönelik işlenen her türlü kişisel veriler • Hukuki İşlem: Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler v.b. • Müşteri İşlem: Çağrı merkezi kayıtları, fatura, senet, çek bilgileri, gişe dekontlarındaki bilgiler v.b. . • Risk Yönetimi: Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler v.b. • Güvenlik bilgisi: Fiziksel mekâna girişte, fiziksel mekânın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b. veriler. • Finansal bilgiler: Kişisel veri sahibi ile kurmuş olduğu hukuki ilişkinin tipine göre yaratılan her türlü finansal sonucu gösteren bilgi, belge ve kayıtlara ilişkin işlenen kişisel veriler ile banka hesap numarası, IBAN numarası, finansal profil, malvarlığı verisi, gelir bilgisi, imza sirküleri gibi veriler. • Görsel/İşitsel bilgiler: Fotoğraf ve kamera kayıtları. • Mesleki Deneyim: Diploma bilgileri, Gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, Sertifikalar v.b. • Sağlık Bilgileri: Engellilik durumuna ait bilgiler, Kan grubu bilgisi, Kişisel sağlık bilgileri v.b. • Özel nitelikli kişisel veriler: Çalışanların sağlık raporları, kan grubu, iş sağlığı ve güvenliği kapsamında alınması zorunlu olan raporlar, ağır işlere yönelik mevzuatta toplanması öngörülmüş olan belgeler vb. 4.3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, KVK Kanunu’nun 5. maddesinin 1 ve 2. fıkralarında ve 6. maddenin 2 ve 3. fıkralarında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisinde aşağıda ve her bir kişi grubu için hazırlanmış olan Aydınlatma Metinlerinde sayılan amaçlarla işlenmektedir. 4.3.1. Hasta ve Hasta Yakınları Bakımından Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları . Finans ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi . Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi . Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi . İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi . Fiziksel mekan güvenliğinin temini . Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi . Hastane personelinin ve hastane hizmetlerinin tanıtılması . Hasta kayıt/kabul işlemlerinin yürütülmesi . Tedavi ve teşhis süreçlerinin yürütülmesi . Tıbbi görüntüleme ve ölçüm süreçlerinin yürütülmesi . Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi . Hizmet kalitesinin kontrolü . Kamu sağlığının korunması . Pazarlama çalışmalarının yürütülmesi 4.3.2. Çalışanlar ve Çalışan Yakınları Bakımından Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları . Çalışanlar için iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, . Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, . İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması, . Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi, . Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, . Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, . Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi, . İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi, . Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi, . Fiziksel mekan güvenliğinin temini. . Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, . Hastane personelinin ve hastane hizmetlerinin tanıtılması, . Hizmet kalitesinin kontrolü 4.3.3. Çalışan Adayları Bakımından Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları . Çalışan adaylarının başvuru süreçlerinin yürütülmesi, . Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, . İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi/Denetimi, . Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, . Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, . Hizmet Kalitesinin Kontrolü 4.3.4. Tedarikçi ve Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı Bakımından Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları . Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi, . Mal/hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, . Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, . Fiziksel mekan güvenliğinin temini . İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi . Yönetim faaliyetlerinin yürütülmesi . Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi . Hizmet kalitesinin kontrolü 4.3.5. Ziyaretçiler, Potansiyel Hasta Bakımından Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları . Fiziksel mekan güvenliğinin temini, . İş faaliyetlerinin yürütülmesi/denetimi . Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi . Hizmet kalitesinin kontrolü Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVK Kanunu kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin olarak Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından açık rızanız temin edilmektedir. BÖLÜM – 5: KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI, AKTARILDIĞI ÜÇÜNCÜ KİŞİLER VE AKTARIM AMAÇLARI 5.1. Kişisel Verilerin Aktarılması Hastane, hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, resmi ve özel mercilere, üçüncü gerçek kişilere) aktarabilmektedir. Hastane, bu doğrultuda Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. 5.1.1. Kişisel Verilerin Yurt İçinde Aktarılması Şartları Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir: • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise, • Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise, • Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa; • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise, • Şirket’in hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise, • Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise, • Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise, • Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, Şirket’in meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise. Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, gerekli özeni göstererek, gerekli güvenlik tedbirlerini alarak ve KVK Kurulu tarafından öngörülen yeterli önlemleri alarak; meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda kişisel veri sahibinin özel nitelikli kişisel verilerini aşağıdaki durumlarda üçüncü kişilere aktarabilmektedir. • Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise veya • Kişisel veri sahibinin açık rızası yok ise; - Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir), kanunlarda öngörülen hallerde, - Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından. 5.1.2. Kişisel Verilerin Yurtdışına Aktarılması Şartları Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi ilgili kişilerin kişisel verilerini yurtdışına aktarmamaktadır. 5.2. Kişisel Verilerin Aktarım Amaçları ve Aktarıldığı Üçüncü Kişiler Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, KVK Kanunu’nun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir. Hastane, KVK Kanunu’nun 8. maddesinde belirtilen şartlara uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini yukarıda sayılan amaçlar dahilinde aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilmektedir: 5.2.1. Hasta ve Hasta Yakınları Bakımından Kişisel Verilerin Paylaşıldığı Üçüncü Kişiler . Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri . Yetkili kamu, kurum ve kuruluşları . Mali müşavir ile paylaşılmaktadır. 5.2.2. Çalışanlar ve Çalışan Yakınları Bakımından Kişisel Verilerin Paylaşıldığı Üçüncü Kişiler . Yetkili kamu, kurum ve kuruluşları, . Avukat, . Mali müşavir, . Banka, . Sigorta kurumu ile paylaşılmaktadır. 5.2.3. Çalışan Adayları Bakımından Kişisel Verilerin Paylaşıldığı Üçüncü Kişiler . Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır. 5.2.4. Tedarikçi ve Tedarikçi Yetkilisi/Çalışanı Bakımından Kişisel Verilerin Paylaşıldığı Üçüncü Kişiler . Yetkili kamu kurum ve kuruluşları . Mali müşavir ile paylaşılmaktadır. 5.2.5. Ziyaretçiler, Potansiyel Hasta Bakımından Kişisel Verilerin Paylaşıldığı Üçüncü Kişiler . Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılmaktadır. BÖLÜM 6 : KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI Hastane, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum sürelere uygun olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Hastane öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir. Hastanemizin kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin detaylı bilgiye “Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” isimli dokümandan ulaşılabilmektedir. BÖLÜM 7: KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI, HAKLARIN KULLANILMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, Kanun’un 10. maddesine uygun olarak hazırlanan ve yayınlanan aydınlatma metinleriyle, kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte ve bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir. Hastane, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için Kanun’un 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir. 7.1. Veri Sahibinin Hakları ve Bu Haklarını Kullanması 7.1.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler: a. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, b. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, d. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, e. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, f. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, h. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme. 7.1.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını İleri Süremeyeceği Haller Kişisel veri sahipleri, Kanun’un 28. maddesi gereğince aşağıdaki haller Kanun kapsamı dışında tutulduğundan, kişisel veri sahiplerinin bu konularda yukarıda sayılan haklarını ileri süremezler: i. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi. ii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi. iii. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbarı faaliyetler kapsamında işlenmesi. iv. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi. Kanun’un 28/2 maddesi gereğince; aşağıda sıralanan hallerde kişisel veri sahipleri zararın giderilmesini talep etme hakkı hariç, yukarıda sayılan diğer haklarını ileri süremezler: 1. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması. 2. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi. 3. Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması. 4. Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması. 7.1.3. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması Kişisel Veri Sahipleri yukarıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini kimliklerini tespit edecek bilgi ve belgelerle ve aşağıda belirtilen yöntemlerle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun belirlediği diğer yöntemlerle Başvuru Formu’nu doldurup imzalayarak Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’ne ücretsiz olarak iletebileceklerdir: 1) www.ekoldis.com adresinde bulunan Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Formunu doldurulduktan sonra veya usulüne uygun bir dilekçe hazırladıktan sonra ıslak imzalı bir nüshasının bizzat elden, noter veya yazılı olarak iadeli taahhütlü posta aracılığı ile “Sırakapılar Mahallesi Saltak Cad. No: 27/1 Merkezefendi/DENİZLİ” adresine iletilmesi ile, 2) www.ekoldis.com adresinde bulunan Kişisel Veri Başvuru Ve Yanıt Formunun doldurduktan sonra KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) adresinizi veya güvenli elektronik imzanızı veya mobil imzanızı ya da tarafınızca Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’ne daha önce bildirilen ve Hastane’nin sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle [email protected] adresine gönderilmesi suretiyle. Yukarıda sayılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için, Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda, ilgili kişinin; a) Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza, b) Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, c) Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, ç) Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası, d) Talep konusu, bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir. Başvuru formu doldurmadan yapılacak başvurularda burada sayılan hususların eksiksiz olarak Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’ne iletilmesi gerekmektedir. Kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır. 7.2. Başvurulara Verilecek Cevaplar Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’ne yalnızca Hastane’nin Kanun kapsamında veri sorumlusu sayıldığı durumlarda başvuru yapılması gerekmektedir. Bu durum, Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’nin doğrudan ilgili kişiden kişisel veri topladığı durumlarda mevcut olabilmektedir. Bunlar dışında, diğer şirketlerin veri sorumlusu sayıldığı kişisel veri işleme faaliyetleri ile ilgili başvuruların Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi’ne değil, ilgili şirkete yapılması gerekmektedir. 7.2.1. Başvurulara Cevap Verme Usulü ve Süresi Kişisel veri sahibinin, yukarıda yer alan usule uygun olarak talebini Hastane’ye iletmesi durumunda Hastanemiz, talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre başvurularınıza yazılı cevap verilmesi halinde ilk 10 sayfa için ücret alınmayacak, devam eden her sayfa başına 1 TL ücret tarafınıza yansıtılacaktır. BÖLÜM – 8: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENDİĞİ ÖZEL DURUMLAR 8.1. Bina, Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Kamera ile İzleme Faaliyetleri Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından binalarda güvenliğin sağlanması amacıyla Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak kamera ile izleme faaliyeti yürütülmektedir. Hastane, binalarında güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve Kanun’da sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır. Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Ayrıca, Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi, Kanun’un 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir. Hastane tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç işbu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler) izlemeye tabi tutulmamaktadır. Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda Hastane çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir. Hastane tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyetleri ve bu kişisel verilerin işlenmesi saklanmasına ilişkin detaylı bilgiye “Özel Ekoldiş Ağız ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi Kamera İle İzleme ve Görüntü Depolama Politikası” isimli dokümandan ulaşılabilmektedir. ÖZEL EKOLDİŞ AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ