İmha Protokolü BÖLÜM -1- GİRİŞ 1.1.Amaç Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından (“Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi”, “Hastane”) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Hastane tarafından; Hastane çalışanlarına, çalışan adaylarına, çalışan yakınlarına, tedarikçilere, tedarikçi yetkilisi/çalışanlarına, hastalara, hasta yakınlarına, potansiyel hastalara, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesine ve işleme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak silinmesine, yok edilmesine veya anonim hale getirilmesine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla işbu politika hazırlanmıştır. Hastane, kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemleri sayılan ilkeler doğrultusunda hazırlanmış olan Politikaya uygun olarak gerçekleştirmektedir. 1.2. Kapsam Hastane çalışanlarına, çalışan adaylarına, çalışan yakınlarına, tedarikçilere, tedarikçi yetkilisi/çalışanlarına, hastalara, hasta yakınlarına, potansiyel hastalara, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup Hastane’nin uhdesinde bulunan ya da Hastane tarafından yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde bu Politika uygulanacaktır. 1.3. Tanımlar Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini, Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı, Anonim hâle getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini, Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları, Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları, İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi, İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini, Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu, Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamını, Bulut Ortamı: Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi bünyesinde yer almamakla birlikte, Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi’nin kullanımında olan, kriptografik yöntemlerle şifrelenmiş internet tabanlı sistemlerin kullanıldığı ortamlardır. Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi, Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterini, Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi, Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini, Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiyi, Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini, Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi, ifade eder. Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik. BÖLÜM -2- KAYIT ORTAMLARI Kişisel veriler elektronik ve elektronik olmayan ortamlarda kanuna uygun olarak saklanmaktadır. BÖLÜM -3- KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ VE TEKNİK SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR Hastane tarafından, hastane çalışanlarına, çalışan adaylarına, çalışan yakınlarına, tedarikçilere, tedarikçi yetkilisi/çalışanlarına, hastalara, hasta yakınlarına, potansiyel hastalara, ziyaretçilere ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. Kanunun 7. maddesi uyarınca işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığı takdirde kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda yer verilmektedir. 3.1. Saklamaya İlişkin Açıklamalar Kanunun 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6. maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. ELEKTRONİK ORTAM ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAM . Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım, SAP, vb.) · Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.) · Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.) · Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) · Mobil cihazlar (telefon) · Optik diskler (CD, DVD vb.) · Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.) · Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi, · Kamera kayıtları · Web Sayfası ve portalı . Bulut ortamı · Kağıt · Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri, disiplin karar defteri, yıllık izin defteri, muhasebe defteri, iş sağlığı defteri, gelen -giden evrak defteri vb.) ) · Yazılı, basılı, görsel ortamlar Hastane, faaliyetleri çerçevesinde işleme amaçları doğrultusunda saklanması gereken kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır. 3.2. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler Kurumda, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler; . 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, . 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, . 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, . 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, . 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, . 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, . 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu, . 4857 sayılı İş Kanunu, . 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu . 5188 sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun . İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik, . 3359 Sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu . 2219 Sayılı Hususi Hastaneler Kanunu . Özel Hastaneler Yönetmeliği . Ağız ve Diş Sağlığı Hizmeti Sunulan Özel Sağlık Kuruluşları Hakkında Yönetmelik . Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler Çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır. Mevzuatta herhangi bir süre öngörülmemiş ise; kişisel verilerin işlenmesini gerektiren amacın ortadan kalkması anına kadar saklanmaktadır. 3.3. İmhayı Gerektiren Sebepler Kişisel veriler; . İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası, İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması, . Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması, . Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi, . Hastane’nin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması, . Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması durumlarında, Hastane tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilmektedir. BÖLÜM -4- KİŞİSEL VERİLERİN HUKUKA UYGUN SAKLANMASI VE İMHA EDİLMESİ İÇİN ŞİRKET NEZDİNDE ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12. maddesiyle Kanunun 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından 31.01.2018 tarihli ve 2018/10 sayılı Kurul Kararı ile belirlenmiş yeterli önlemler kapsamında Hastane tarafından teknik ve idari tedbirler alınmaktadır. 4.1. Teknik Tedbirler . Kişisel ve Özel Nitelikli Kişisel Veri Yetki Matrisi Tutulmakta, . Kişisel Verilerin Tutulduğu Fiziki ve Dijital Ortamlara Erişim-Değişim-Silme-Vb. İşlemler İçin Yetki Kontrol oluşturulmakta, . Bilişim Sistemleri Teçhizatı, Yazılım Ve Verilerin Fiziksel Güvenliği İçin Gerekli Önlemler Alınmakta, . Saklama Ve İmha Politikasına Uygun İmha Süreçleri Tanımlanmakta Ve Uygulanmakta, . Bilgi Sistemleri Güncel Halde Tutulmakta, . Kişisel Verilerin İşlendiği Elektronik Ortamlarda Güçlü Parolalar Kullanılmakta, . Kişisel Veri İçeren Bilgi Teknoloji Sistemlerinin İnternet Üzerinden Gelen İzinsiz Erişim Tehditlerine Karşı Korunması İçin Güvenlik Duvarı Ve Ağ Geçidi Tedbiri Alınmakta . Log Kayıtları Tutulmakta, . Kişisel Verilerin Güvenli Olarak Saklanmasını Sağlayan Yedekleme Programları ve Cihazları Kullanılmakta, . Veri Kaybı Önleme Yazılımı Kullanılmakta ve Veri Aktarım Logları Tutulmaktadır. . Verilerin E-posta Yoluyla Aktarılması Gerekiyorsa Şifreli Olarak Kurumsal E-posta Adresiyle veya Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Hesabı Kullanılarak Aktarılmaktadır. . Taşınabilir Bellek, CD, DVD gibi Ortamlar Yoluyla Aktarılması Gerekiyorsa Kriptografik Yöntemlerle Şifrelenmekte ve Kriptografik Anahtarın Farklı Ortamda Tutulmaktadır. 4.2. İdari Tedbirler . Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır. . Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi’nin kişisel verilerle olan ilişkisinin düzenlenmesi amacıyla Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin protokol hazırlanmış ve Hastane’nin resmi internet sitesinde yayımlanmaktadır. . Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Politikası hazırlanmış ve Hastane’nin resmi internet sitesinde yayınlanmaktadır. . Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır. . Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi hakkında eğitimler verilmektedir. . Verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetki kapsamları ve süreleri net olarak tanımlanmaktadır. . Periyodik olarak yetki kontrolleri gerçekleştirilmektedir. . Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır. . Kişisel verilerin saklanma, yok edilmesi ve imha konularında ekte bulunan Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi Ve Ticaret Limited Şirketi Kişisel Verileri Saklama, Yok Etme ve İmha Politikası hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır. . Kurum tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır. . Şirket içinde kamera görüntü alımı ve depolamasına ilişkin Kamera ile İzleme ve Görüntü Depolama Politikası hazırlanmıştır . Veri Sorumlusu sıfatıyla müşterek sorumluluk gereği diğer “Veri Sorumluları ve Veri İşleyen ile Kişisel Verilerin Aktarılmasına İlişkin Çerçeve Protokol” imzalanmaktadır. . Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmakta ve yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir. . Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır. . Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır. . Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir. . Kağıt ortamıyla aktarılan kişisel veriler bakımından evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizlilik dereceli belgeler” formatında gönderilmektedir. . Özel nitelikli kişisel veriler, Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler" ile ilgili Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 31/01/2018 Tarihli ve 2018/10 Sayılı Kararı’na riayet edilerek işlenmektedir. BÖLÜM -5- İMHA TEKNİKLERİ 5.1. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi Ve Anonim Hale Getirilmesi İçin Uygulanan Teknikler Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir. Bu işlem iş bu Politika ekinde sunulan tutanaklara işlenir ve görevlilerce imza altına alınır. Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi tarafından en çok kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır; 5.1.1. Silme Yöntemleri ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME Karartma Elektronik olmayan ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerinde kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır. ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME Yazılımdan Güvenli Silme Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. 5.1.2. Yok Etme Yöntemleri ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME Fiziksel Yok Etme Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir veya uygun bir mekanda yakılarak yok edilir. ELEKTRONİK ORTAMDA TUTULAN VERİLER İÇİN SİLME Fiziksel Yok Etme Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır. Yazılımdan Güvenli Silme Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut bilişim hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. 5.1.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. BÖLÜM -6- KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRECİNDE YER ALAN KİŞİLER Hastane’nin tüm birimleri ve çalışanları, sorumlu birimlerce Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması, birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, izlenmesi ve sürekli denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin önlenmesi, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi ve kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirlerin alınması konularında sorumlu birimlere aktif olarak destek verir. BİRİM GÖREV Hastane Müdürü Çalışan iş bu Politika’ya uygun hareket etmesinden sorumludur. İnsan Kaynakları Departmanı Sorumlusu Kendi ve aşağıda sayılan diğer birimler haricinde diğer tüm birimlere ilişkin tutulan kişisel verilerin, saklanmasını gerektiren süre sona ermesinden itibaren ilk periyodik imha süresinde açıklanan silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemleriyle kişisel verilerin ulaşılmasını engellemek. Muhasebe Departmanı Sorumlusu Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi Kişisel Veri Korunması ve İşlenmesi Politikası gereğince işlenen kişisel verileri saklanmasını gerektiren süre sona ermesinden itibaren ilk periyodik imha süresinde açıklanan silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemleriyle kişisel verilerin ulaşılmasını engellemek. Hasta Kayıt/Kabul Departmanı Sorumlusu Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi Kişisel Veri Korunması ve İşlenmesi Politikası gereğince işlenen kişisel verileri saklanmasını gerektiren süre sona ermesinden itibaren il periyodik imha süresinde açıklanan silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemleriyle kişisel verilerin ulaşılmasını engellemek. BÖLÜM -7- SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ TABLOSU Kurum tarafından, faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak; . Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde; . Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta; . Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır. *Söz konusu saklama süreleri üzerinde ihtiyaç halinde güncelleme yapılabilir. Kişisel Verilerin Saklama Sürelerinin Yer Aldığı Kanunlar Kişisel Veri Kaynağı Süre Yasal Dayanak Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin tüm Kayıtlar 10 Yıl 6102 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun Hastalara İlişkin Kişisel Veriler Hukuki ilişki sona erdikten sonra 20 Yıl. 3359 Sayılı Kanun, 2219 Sayılı Kanun, Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler Hukuki ilişki sona erdikten sonra 10 Yıl 6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun Sözleşmeler Sözleşmenin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası İnsan Kaynakları Süreçleri Faaliyetin Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası Kamera Kayıtları 3 Ay KVKK Tarafından Yayınlanan Kişisel Verileri Koruma Kurumu Kişisel Veri Saklama Ve İmha Politikası İş Kanunu Kapsamında Saklanan Veriler (Örn. Kıdem tazminatı, ihbar tazminatı, kötüniyet tazminatı, eşit davranma ilkesine aykırılık tazminatına konu olabilecek bilgiler, bordro kayıtları, yıllık izin gün sayısı vb.) 10 Yıl 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat İş Kanunu Kapsamında Saklanan Özlük Dosyasına İlişkin Veriler İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat / 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu İş Kanunu Kapsamında Saklanan Verilerden Sendikal Tazminata Konu Olabilecek Veriler (Örn: Performans kayıtları, disiplin cezaları, fesih evrakları vb.) İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatı Kapsamında Toplanan Veriler (Örn: İşe giriş sağlık testleri, sağlık raporları, İSG Eğitimleri, İş Sağlığı ve Güvenliği faaliyetlerine ilişkin kayıtlar vb.) İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 15 Yıl 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği SGK Mevzuatı kapsamında tutulan veriler (Örn: İşe giriş bildirgeleri, pirim/hizmet belgeleri vb.) İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve İlgili Mevzuat İş Kanunu Uyarınca: Çalışan ile ilgili Mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl 4857 Sayılı İş Kanunu ve İlgili Mevzuat İş Başvurusu/Staj Başvurusu/ Başvuru Kabul Edilmediği Takdirde Aday Başvurularına İlişkin Veriler (Örn: CV, Özgeçmiş, Başvuru Formu vb.) 1 Yıl Sektörel teamüller geçerli. Çalışanlara Yönelik Kurumsal İletişim Faaliyetleri Uyarınca İşlenen Veriler (Örn: Katılımcı Listesi vb.) İş İlişkisinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl Sektörel Teamül Şirket Faaliyetleri Uyarınca, Saklanması Gereken Ticari Defterler, Ticari Defterlerde Yer Alan Kayıtlara Dayanarak Oluşturulan Belgeler, Finansal Tablolar vb. İşlenen Kişisel Veriler 10 Yıl 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu Sözleşmeden Kaynaklı İlişkilerde İşlenen Kişisel Veriler (Örn: Şirket Yetkilisi, Ad Soyad, imza sirküleri vb.) Sözleşmenin Sona Ermesine Müteakip 10 Yıl 6098 Sayılı Türk Borçlar Kanunu Hastalardan Alınan HES Kodu verisi 1 Yıl Teamül ve Şartlar Dernek, Sendika, Vakıf Üyeliği Bilgileri 5 Yıl Sektörel Teamül 7.1. Periyodik İmha Süreleri Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi periyodik imha süresini 6 ayda bir olarak belirlemiştir. Buna göre, Özel Ekoldiş Ağız Ve Diş Sağlığı Merkezi her yıl Nisan ve Ekim aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. BÖLÜM -8- POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Veri Saklama ve İmha Politikası dosyasında saklanır. ÖZEL EKOLDİŞ AĞIZ VE DİŞ SAĞLIĞI MERKEZİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ